Organiser une manifestation représente des risques parfois inattendus. Il faut toujours consulter son assureur pour obtenir une garantie complémentaire lors de ces manifestations exceptionnelles.

Cette garantie peut porter sur le public, les participants (artistes,..), le matériel (sono), les engins motorisés. Les bénévoles sont toujours les bienvenus dans l’organisation générale d’une manifestation. Avant de faire appel à eux, mieux vaut prévoir précisément ce qu’on va leur demander afin d’aménager au mieux leur participation. Leur présence est souvent efficace pour la surveillance du lieu (entrée, sortie, toilettes, vestiaires, cabine technique), pour l’accompagnement des artistes et leur ravitaillement. Il faudra vérifier qu’ils sont bien couverts par l’assurance de l’association et leur faire signer une déclaration sur l’honneur attestant de leur bénévolat. Dans le cas contraire, l’association pourrait être soupçonnée du non-respect de la réglementation en matière d’embauche (travailleur au black par exemple). Une réunion préparatoire avec l’ensemble des bénévoles est absolument indispensable au bon déroulement de la soirée.