Conservation des documents

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L’entreprise doit conserver les pièces et documents comptables, juridiques, fiscaux et sociaux. La production de ces pièces peut être nécessaire dans le cadre des vérifications de comptabilité, de contrôle de l’inspecteur du travail ou de l’inspecteur de sécurité sociale, de contentieux commerciaux. Elle peut être également nécessaire pour justifier d’une origine de propriété, d’une antériorité ou d’un droit quelconque.

Documents Durée de conservation
Documents comptables :
Livre et registre comptables (journal, grand livre, livre d’inventaire) 10 ans
à compter de la clôture du livre ou du registre
Bilans, comptes de résultats 10 ans
à compter de la clôture de l’exercice considéré
Documents commerciaux :
Correspondances commerciales 10 ans
Dossiers clients 10 ans
Contrats commerciaux 10 ans
Accords industriels 10 ans
Commandes clients 10 ans
Commandes fournisseurs 10 ans
Documents sociaux :
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs 5 ans
Rapports du gérant ou du conseil d’administration 5 ans
Rapports des commissaires aux comptes 5 ans
Registre des procès verbaux d’assemblées et de conseil d’administration 5 ans
Statuts, annexes et pièces modificatives Illimité
Documents concernant les salariés
Livre de paie

Tous documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel, notamment les relevés de salaires du personnel, détaillés mois par mois, doivent être conservés

Contrats de travail, ruptures, …..

 

 

5 ans

Documents concernant les locaux
Titres et propriétés, actes de vente

Contrats de bail, quittances

Assurances

Factures gaz et électricité, eau

Téléphonie

Illimité

5 ans à compter de la fin du contrat

2 ans à compter de la fin du contrat

2 ans

1 an

Source : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081

 

Vis-à-vis de l’inspecteur du travail et des salariés : 5 ans

 

La durée de conservation des différents registres prescrits par la législation du travail n’est pas précisée, à l’exception du livre de paie (ou des bulletins de paie en l’absence de livre de paie) qui doit être conservé.

 

Vis-à-vis de la sécurité sociale :  5 ans

 

Il en est ainsi des documents suivants : contrats de travail, documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié, doubles des fiches de paie, livre de paie, fiches individuelles des salariés, justificatifs des remboursements de frais et en particulier des frais de déplacement et des frais de réception, lettres de démission, lettres de convocation à l’entretien préalable au licenciement, lettres de licenciement, transactions, jugements des conseils de prud’hommes et arrêts des cours d’appel, déclaration DAS 2, pièces justificatives concernant les intervenants réglés sous forme d’honoraires, grands livres comptables de clôture, factures et pièces justificatives des écritures comptables.

 

Le paiement du loyer et des obligations payables annuellement ou à termes périodiquement plus courts ont une prescription de 5 ans.

Il est toutefois recommandé de conserver les pièces correspondantes pendant le même délai de 10 ans.

   

→ Documents à conserver sans limitation de durée

 Il s’agit des documents juridiques relatifs à la société :

 – statuts d’origine enregistrés, et statuts mis à jour,

– registres de procès-verbaux d’assemblées générales
de conseil d’administration,

– feuilles de présence,

– rapports des commissaires aux comptes.

 

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